Zeitmanagement für Anwälte: Vier Wege aus der Zeitnot

Ständige Unterbrechungen bei der Arbeit oder zu lange in der Kaffeeküche vertrödelt? Anwälte geraten gerne einmal in Zeitnot. Ich möchte Ihnen erläutern, warum es für ein gelungenes Zeitmanagement zuerst einmal ein Ziel braucht.

Ein wichtiger Erfolgsfaktor für gelingendes Zeitmanagement ist es, sich ein (berufliches) Ziel zu setzen. Nur dann können Sie Ihre Zeit konsequent ausrichten. Machen Sie sich also zuerst klar, welches Ziel sie mit Ihrer aktuellen Arbeit überhaupt erreichen wollen. Möchten Sie zunächst einmal die Probezeit überstehen, sich fachlich in ein Thema einarbeiten, viele abrechenbare Stunden produzieren oder sich für den  Partnertrack empfehlen?

Überlegen Sie dann sich Maßnahmen, mit denen Sie dieses Hauptziel erreichen. Ein Negativbeispiel: Jemand möchte unbedingt Partner werden und arbeitet verbissen vor sich hin, vergisst aber, dass Networking auch sehr wichtig ist fürdie Beförderung und plant dafür keine Zeit ein.

Entleeren Sie Ihren Kopf

Oft schwirren uns viele Dinge im Kopf herum. Wichtig ist es, unseren Kopf mindestens einmal am Tag zu entleeren und für alle Themen eine entsprechende Schublade zu finden, in die wir sie parken können. Finden Sie eine Form, wie Sie diese Dinge strukturieren. Nehmen Sie dazu ein weißes Blatt Papier, und schreiben dort zunächst alle Themen auf, die Sie zu berücksichtigen oder zu bearbeiten haben. Täglich wiederholende Aufgaben, monatlich anfallende Themen, neue Ideenund so weiter. Definieren Sie für alles eine Schublade und nehmen Sie sich vor, Ihre Gedanken im Kopf mindestens einmal am Tag zu entleeren und in diese Schubladen einzuordnen. Für spontane Ideen ohne Frist eignet sich zum Beispiel. ein Blatt mit der Überschrift „Für irgendwann mal“.Diesen Zettel können Sie regelmäßig – etwa einmal im Monat – hervorholen und sich Ihre Projekte angehen und eventuell neu priorisieren.

Finden Sie die Zeitfresser

Ein großes Problem ist Zeit, die falsch investiert wird. Fragen Sie sich: Wo verliere ich Zeit? Was raubt mir meine Zeit? Verquatschen Sie sich vielleicht oft mit Kollegen in der Kaffeeküche? Oder lassen Sie Störungen zu und können so nur schwer konzentriert arbeiten? Erstellen Sie eine Woche lang ein Timesheet für jeden Arbeitstag: Notieren Sie, was Sie wann erledigen und wie lange Sie dafür brauchen. So finden Sie Ihre Zeitfresser.

In einem nächsten Schritt überlegen Sie sich, wie Sie effizienter werden können. Setzen Sie sich beispielsweise feste Zeiten, in denen Sie ungestört arbeiten und Zeiten, in denen Sie mit Ihren Kollegen plaudern.

Erstellen Sie Zeitpläne

Notieren Sie in einem Wochen- und Monatsplan feste Termine. Das können etwa Besprechungen sein, aber auch Zeitfenster für ein Projekt wie eine Dissertation. Diese Termine sind nicht verhandelbar.

Nun verteilen Sie Ihre variable Zeit. Überlegen Sie sich zunächst, wie viele feste Termine Sie an einem Tag einplanen können. Wer seinen Kalender von 9 bis 17 Uhr streng durchplant, wird in Zeitnot kommen, sobald etwas Unvorhergesehenes passiert. Planen Sie deswegen 20 bis 40 Prozent Ihrer Arbeitszeit pro Tag als Puffer ein.

Passen Sie die Wochen- und Monatspläne an den Jahresablauf in Ihrer Kanzlei oder im Unternehmen an – denken Sie beispielsweise an das Jahresendgeschäft oderan wichtige, wiederkehrende Termine wie Fachmessen.

Arbeiten Sie nicht gegen Ihren Biorhythmus. Die meisten Menschen sind am Vormittag und am späten Nachmittag, manche auch spätabends besonders leistungsfähig. In diesen Zeiten sollten Sie ein bis zwei wichtige Aufgaben erledigen. Weniger wichtige Projekte können Sie in den anderen Zeiten erledigen. Planen Sie – schon allein aus Gründen der Work-Life-Balance – täglich eine feste Mittagspause ein.

Überprüfen Sie Ihre Zeitpläne regelmäßig auf Machbarkeit und Sinnhaftigkeit.

Typische Fallen

Perfektionismus schafft Zeitnot. Denken Sie an das Pareto-Prinzip: Mit 20 Prozent des Aufwands erreichen Sie 80 Prozent der Leistung. Überlegen Sie also genau, ob Sie wirklich immer 100 Prozent bringen müssen. Manchmal zahltsich der Aufwand nicht aus.

Der Sägeblatt-Effekt: Wenn Sie bei der Arbeit unterbrochen werden, dauert es eine Weile, bis die Konzentration wieder ihren Höhepunkt erreicht. Bei vielen Unterbrechungen sieht die Leistungskurve wie ein Sägeblatt aus, Sie brauchen entsprechend länger, um die Aufgabe zu erledigen. Versuchen Sie Zeiten zu finden, in denen Sie ungestört sind.

Falsche Zeiteinschätzung: Wer seine Zeit zu optimistisch verplant, ist oft frustriert, wenn er in Zeitnot gerät. Um in Zukunft realistischerzu planen, finden Sie zunächst heraus, wie viel Zeit Sie für bestimmte Projekte tatsächlich benötigen. Erstellen Sie dazu beispielsweise eine Woche lang ein Timesheet für jede Ihrer Aufgaben. So können Sie gut vergleichen, wie viel Zeit Sie für ein Projekt eingeplant hatten und wie lange es tatsächlich gedauert hat. Planen Sie Puffer ein.

Nicht Delegieren: Überlegen Sie genau, welche Aufgaben Sie wirklich selbst erledigen müssen und was Sie an wissenschaftliche Mitarbeiter, Referendare oder Fachabteilungendelegieren können.