So machen Sie in Meetings auf sich aufmerksam

So machen Sie in Meetings auf sich aufmerksam

Gerade rief mich ein Unternehmensjurist an. Er möchte gerne an seinem Auftritt arbeiten und stellt fest, dass er in Meetings zu wenig auf sich und seine Arbeitsergebnisse aufmerksam macht. Was kann er verändern? Natürlich ist immer zu beachten, wer in dem Meeting noch sitzt und welche Rolle man selbst einnehmen darf bzw. welcher Redeanteil einem selbst zusteht. Hier gilt es, die Machtverhältnisse in einem Meeting gut zu beachten. Unabhängig davon bietet sich folgendes an:

Übernehmen Sie die Moderation. Darüber haben Sie die Möglichkeit, Redeanteile zu vergeben und Themen zusammenzufassen. Versuchen Sie, sich als erstes zu einem Thema einzubringen – dann sind noch nicht alle Facetten beleuchtet worden. Möglich ist es auch, nach jedem Themenblock das Ergebnis einmal kurz zusammenzufassen „Habe ich das richtig verstanden, dass wir jetzt folgendes tun…“. Oder stellen Sie hin und wieder eine weiterführende Frage „daran anknüpfend würde mich noch besonders interessieren, ob…“.

Ich wünsche Ihnen einen guten nächsten Auftritt.


So führen Sie effiziente Telefonate mit Mandanten

So führen Sie effiziente Telefonate mit Mandanten

Meine heutige Kundin ist gerade Partnerin in einer Kanzlei geworden. Nun geht es darum, noch genauer auf die abrechenbare Zeit zu achten. Wir sprachen über optimales Zeitmanagement und so genannte Zeitfresser. Sie stellt fest, dass sie viel Zeit mit Mandantentelefonaten „verliert“, die nicht abrechenbar sind. Ihr Wunsch ist es, Mandanten jedes Detail zu erläutern. Leider geht das zeitlich zu ihren Lasten. Was kann sie tun, ohne den Mandanten zu verlieren?

Es ist möglich, Telefonate zu „führen“. Hierzu ist es wichtig, Fragen sehr bewusst einzusetzen. Denn jede Frage fordert den Mandanten auf, darauf zu antworten – und das Gespräch zieht sich in die Länge. Meine Kundin wird daher künftig darauf achten, nur noch bewusst Fragen zu stellen. Sollte der Mandant vertieftes Interesse an einem Thema zeigen, kann es auch sinnvoll sein, ihm im Nachgang einen Link oder Newsletter zu senden, wo er sich weiter mit dem Thema beschäftigen kann. Oder man formuliert den Satz: “ich sehe gerade, mein nächster Termin steht an. Leider muss ich unser Gespräch nun beenden. Vielen Dank und auf bald.“

Viel Erfolg bei Ihren nächsten Telefonaten.


Durch offene Fragen zu neuen Mandaten

Durch offene Fragen zu neuen Mandanten…

Es gibt viele Fragetechniken. Einer der interessanten sind die so genannten „offenen“ Fragen, die auch „W Fragen“ genannt werden. Warum diese so heißen? Weil Sie mit dem Buchstaben „W“ beginnen. Mit W-Fragen sind Sie in der Lage, ein Gespräch zu steuern und den Bedarf eines Mandanten heraus zu hören. Versuchen Sie doch einmal, in einem nächsten Mandantengespräch diese häufiger einzusetzen. Beispiel: „Was ist Ihnen in der Beratung wichtig?“, „Womit genau beschäftigen Sie sich aktuell?“, „Welche Themen sind für Sie gerade relevant?“, „Unter welchen Bedingungen wären Sie bereit, mit mir einmal probeweise zusammen zu arbeiten?“.

 

Natürlich werden Sie nicht sofort mit diesen Fragen neue Mandate generieren….aber Sie werden lernen, welche Themen für Ihren potentiellen Mandanten relevant sind. Nun sind Sie in der Lage, eine passgenaue Präsentation zu entwerfen. Und damit steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Sie für Ihren Mandanten attraktiv sind. Denn…und hier geben Sie mir sicher Recht…ein Mandant entscheidet sich nur dann für Sie, wenn er Sie persönlich mag und Sie etwas anbieten, das sein aktuelles Problem löst.

Ich wünsche Ihnen viel Spaß im Erproben der offenen Fragen!

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Anwaltliche Besprechungen mit einem Moderator führen

Anwaltliche Besprechungen mit einem Moderator führen

 

Viele meiner Kunden wünschen sich Besprechungen, die sich lohnen und Ergebnisse hervorbringen. Wie wichtig ist es, einen Moderator zu benennen? Und was sind seine Aufgaben?

 

Meetings entwickeln oftmals eine eigene Dynamik. Keiner achtet auf die Sprechzeiten der Teilnehmer und die Priorität der Themen. Das führt oftmals zu nicht zufriedenstellenden Ergebnisse. Schade für die Zeit und auch Motivation, die alle investiert haben. Um dieses ab sofort zu verändern, sollten Sie für jedes Meeting einen Moderator benennen. OHNE Hierarchie Seine Aufgabe ist, das Ziel der Besprechung zu benennen und darauf zu achten, dass dieses erreicht wird. Er sammelt hierfür alle Themen, gewichtet dieses nach Priorität und vergibt Zeiteinheiten. Während des Meetings hat er darauf zu achten, dass dieses eingehalten wird. Sollte ein Thema sich ausweiten oder die Zeiteinheit überschritten werden, ist seine Aufgabe mit der Gruppe zu klären, ob es hierfür einen triftigen Grund gibt oder aber die Diskussion unterbrechen. Am Ende des Meetings fasst er das Ergebnis zusammen, definiert die noch offenen Punkte für die nächste Agenda. Das sorgt für Klarheit bei allen Beteiligten und bringt Struktur in zukünftige Meetings.

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Das Bewerbungstelefonat

Wenn Sie nicht auf einer Jobmesse den ersten Kontakt zu einer Kanzlei hergestellt haben, die Sie als potentiellen Arbeitgeber definiert haben, dann gilt es, dieses auf eine andere Art und Weise zu tun.

Zunächst ein Telefonat führen

Bevor Sie Unterlagen heraus senden, würde ich Ihnen immer empfehlen, zunächst ein Telefonat mit der dort zuständigen Personalabteilung zu führen. Der Grund dafür ist ganz einfach:

Sie hinterlassen beim Telefonat einen persönlicheren Eindruck als beim Versenden einer E-Mail oder der Zusendung der Unterlagen der Post. Weiter haben Sie im Telefonat die Möglichkeit, sich noch einmal genau über die Voraussetzungen der Stelle zu erkundigen und eventuell nach den Unterlagen zu fragen, die Sie versenden möchten.

In dem Telefonat sollten Sie aber keine Standardfragen stellen, damit zeigen Sie sich in keinem gutes Licht. Das die Bewerberunterlagen immer das erste und zweite Staatsexamen enthalten sollten, ergibt sich von selbst und muss nicht noch einmal erfragt werden.

Wie genau aber sollte nun das erste Bewerbungstelefonat aussehen? Zunächst hängt es davon ab, ob Sie sich in der Kanzlei initiativ bewerben oder auf eine konkrete Stellenanzeige. Zuvor aber einige grundsätzliche Regeln zum ersten Telefonat.

Sie sollten das erste Telefonat immer gründlich vorbereiten. Dazu gehören folgende Punkte:

  • Wen will ich sprechen? Wer ist der richtige Ansprechpartner?
  • Wie lautet mein Einleitungssatz?
  • Was genau will ich erfragen?
  • Wie verabschiede ich mich?
  • Meine Wirkungsweise am Telefon

Sinnvoll ist es, dass Sie sich für das erste Telefonat einen kurzen Telefonleitfaden anfertigen. Nehmen Sie sich ein Blatt Papier und einen Stift und schreiben Sie sich zu den einzelnen oben genannten Punkten einige Stickworte auf. Zum Beispiel:

Wen will ich sprechen? Wer ist der richtige Ansprechpartner?

Richtiger Ansprechpartner wird in den meisten Fällen der Leiter des Personalbereiches bzw. Der Verantwortliche für den Bereich Recruitment sein.

Wie lautet mein Einleitungssatz?

Ihr erster Satz könnte folgendermaßen lauten:

„Guten Tag, mein Name ist ……..,. Ich bin gerade mit meinem Staatsexamen fertig (alternativ: ich befinde mich gerade in der letzten Station meines Referendariats) und möchte mich gerne bei Ihnen als Rechtsanwalt bewerben. An wen in Ihrer Kanzlei darf ich mich wenden?“

Was genau will ich erfragen?

Wie bereits erwähnt, sollten Sie keine Fragen stellen, die sich von selbst beantworten.

Möglich Fragen sind durchaus aber:

  • Welche Unterlagen (neben den beiden Staatsexamina) darf ich Ihnen zusenden?
  • Auf welchem Wege soll ich Ihnen die Unterlagen zusenden (online oder per Post)?
  • Zu Händen welcher Person?
  • Darf ich mich nach Zusendung der Unterlagen bei Ihnen noch einmal melden?
  • Wie läuft bei Ihnen der interne Auswahlprozess ab und mit welcher Wartezeit muss ich ungefähr rechnen?
  • Gibt es eine Kanzleipräsentation, die Sie mir schicken könnten (nur dann erfragen, wenn diese Präsentation nicht zum download auf der Website bereit steht).

Achten Sie darauf, dass sich Ihre Fragen nicht mit den Informationen überschneiden, die Ihnen schon auf der Karriereseite des Internets der Rechtsanwaltskanzlei oder der Stellenanzeige gegeben wurde.

Wie verabschiede ich mich richtig?

Wenn Sie am Ende des Telefonates angekommen sind, sollten Sie nicht vergessen, nach der E-Mail Adresse Ihres Ansprechpartners zu fragen. Zumindest dann, wenn  Sie die Unterlagen online versenden möchten.

Buchstabieren Sie hierzu den Namen des Ansprechpartners und vergewissern Sie sich, dass Sie sich die richtige Durchwahl (Telefonnummer) zum Nachtelefonieren notiert haben.

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Manipulationen erkennen

Manipulationen erkennen und erfolgreich kontern

Ihr geht gut vorbereitet in ein Gespräch oder eine Verhandlung und stellt fest, dass Euch das Thema aus den Händen gleitet? Und das, obwohl Ihr in der stärkeren Position seid und eigentlich der Andere sich nach Euren Wünsche richten solltet? Kennt Ihr so ein Gefühl? Dann liegt der Verdacht nahe, das Ihr gerade von Eurem Verhandlungspartner manipuliert werdet. Zeit also, sich mit den typischen Manipulationstechniken zu beschäftigen, um diese ab sofort zu erkennen.

Wir alle werden jeden Tag durch Werbung beeinflusst. Im Supermarkt wird spezielles Licht im Obst und Gemüsebereich eingesetzt, um die Ware frischer aussehen zu lassen und an der Kasse (der so genannten „Quengel Zone“) warten kleine. verführerische Leckereien auf uns. Also, jedes Unternehmen und jeder Mensch versucht bewusst oder unbewusst, durch kleine Tricks das Beste für sich zu bekommen. Das ist legitim, solange der Andere auch davon etwas hat und das Ergebnis in Ordnung findet. Drängelt Ihr einen Menschen aber zu einem Ergebnis, das für ihn sehr unvorteilhaft ist, dann ist diese Art der Beeinflussung eine Manipulation. Folgende kommen häufig im Gespräch oder einer Verhandlung vor:

1. Der andere greift Euch persönlich an

„Typisch Jurist. Bis jetzt liefen die Verhandlungen sehr gut. Kaum ist ein Anwalt dabei, schon wird das Ganze zäh und theoretisch“. Kennt Ihr einen solchen Ausspruch? Man nennt diese Manipulation „ad personam Technik“. Ihr werdet persönlich verletzt oder beleidigt und versucht, „Eure Wunden zu lecken“. Genau diese Ablenkung ist vom Anderen gewollt.

2. Euch wird ein falscher Standpunkt unterstellt

In der so genannten „Strohmann Taktik“ wird Euch ein Standpunkt unterstellt, den Ihr niemals bezogen habt. Euer Gesprächspartner tut so, als ob er die ganze Zeit mitschreibt, blättert dann in seinem Notizbuch zurück und zitiert Euch. Allerdings bewusst falsch. Wenn Ihr da nicht aufpasst, wird Euch schnell etwas Falsches „in den Mund gelegt“.

3. Keiner geht auf Euren Standpunkt ein

Helmut Kohl war für diese Methode sehr bekannt, daher nennt man diese Manipulationsform auch die Helmut-Kohl Methode. Ihr stellt eine Forderung und Eurer Gegenüber hört Euch auch zu, nickt diese ab und antwortet darauf nicht. Ihr wiederholt Euren Standpunkt oder Wunsch, aber auch dieses Mal stößt es nicht auf das Gehör des Anderen. Nach einiger Zeit zweifelt Ihr an Euch selbst, ob Euer Punkt überhaupt relevant ist und lasst diesen vielleicht sogar fallen. Genau das war aber das Ziel Eures Gesprächspartners.

4. Erst bekommt Ihr ein Geschenk, dann sitzt Ihr in der „Falle“

Eine weitere Manipulationsform ist die so genannte Reziprozität. Ihr seid zunächst ganz erfreut darüber, dass in Eurer Verhandlung der Andere Euch „Geschenke“ macht und bei einzelnen Punkte entgegenkommt. Ihr denkt, besser kann das alles hier nicht laufen. Dann wendet sich allerdings das Blatt und der Verhandlungspartner möchte für seine angeblichen Geschenke einen Gegenwert von Euch bekommen. Ihr fühlt Euch unwohl in Eurer Haut, denn Ihr steht nun in der Schuld des Anderen und unter Druck, auch mit einem Punkt nachgeben zu müssen. Erst später stellt Ihr fest, dass der Andere Zugeständnisse gemacht hat in Bereichen, die für Euch gar nicht so wichtig waren. Ihr habt allerdings unter dem bestehenden Druck tatsächlich wichtige Themen und Punkte fallen lassen und ärgert Euch nun.

5. Manipulationen etikettieren

Wenn Ihr Euch gegen Manipulationen wehren möchtet, dann ist es wichtig, diese im ersten Schritt erst einmal zu erkennen. Man nennt diesen Vorgang „Etikettieren“. Ihr solltet der entsprechenden Manipulation ein Etikett „umhängen“ nach dem Motto „aha, das ist die ad personam Technik, verstanden“. Dadurch verliert die eigentliche Manipulation ihr Gewicht und Ihr könnt besser mit ihr umgehen.

6. Vorbeiziehen lassen oder Gesicht wahrend ansprechen

Im zweiten Schritt lasst Ihr die Manipulation einfach an Euch vorbeiziehen und geht nicht darauf ein. Wenn der Andere bemerkt, dass er bei Euch damit nichts ausrichten kann, wird er sehr schnell den Spaß daran verlieren. Haltet Ihr das allerdings nicht aus, dann könnt Ihr das Thema auch ansprechen, aber bitte „Gesicht wahrend“. „Ich nehme gerade wahr, dass sie folgendes tun…Ich möchte sie bitten, dieses zu unterlassen.“

Achtet beim Einkaufen oder in dem nächsten Gespräch doch einmal darauf, welche Manipulationstechniken Euch begegnen. Vielleicht erkennt Ihr das ein oder andere wieder. Und auf die Frage „sollte ich selber auch einmal manipulieren“ kann ich Euch leider keine Antwort geben. Das entscheidet Euer innerer Moralkompass.

Viel Erfolg dabei!

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